Na letošním Barcampu bylo vidět, jak častý jev je vzdálené řízení a spolupráce projektových týmů. Na projektové řízení bylo na Barcampu vůbec pár zajímavých přednášek a diskuzí vhodných pro každého projektového manažera. Podělím se proto o pár postřehů.

Protože je tak časté, že různé části týmů pracují na jiných místech, ukázalo se, jak obrovský důraz je kladený na perfektní komunikaci. Bylo zajímavé slyšet, že na mnoha projektech nedochází k pravidelným schůzkám týmů z různých lokalit, které jsou pro dobrou komunikaci klíčové, ale o to důležitější je zavést a dodržovat pracovní postupy a pravidla a podpořit týmovou práci vhodným nástrojem.

Mezi hlavní komunikační kanály patří telefony, e-maily a instant messangery. Zároveň ale byla snaha najít něco lepšího, co komunikaci sjednotí a ubere (vedoucím projektů i členům týmu) starosti. Dnešní IT projektové týmy se naučily pracovat agilně. Silně se prosazuje blízký kontakt se zákazníkem, předvádění malých již hotových částí a častá prioritizace úkolů, ale nástroje, které se používají jsou stále spíše hledáním cesty.

Např. v Seznamu pracují na agilním vývoji tak, že mají tým v Brně a v Praze. V obou kancelářích mají na stěně skutečné nástěnky a na nich post-ity, na kterých jsou napsány úkoly. To pomáhá ve výměně názorů a nápadů, protože lidé, kteří se u nástěnky společně sejdou, si popovídají. Protože však jsou týmy v Praze i v Brně, mají dvě nástěnky, které potom offline synchronizují pomocí konferenčních hovorů.

Princip je výborný, ale toto offline provedení má i své nevýhody. Dochází k synchronizaci týmů pouze jednou za určité období a týmy pracují různě rychle a nevědí hned, jaký je stav projektu. Při rychle se měnících projektech, kde je nutné postupovat hodně rychle, není toto řešení tím nejlepším a nakonec i v Seznamu potvrdili, že hledají nějaký nástroj, který jim komunikaci pomůže zautomatizovat.

Ideální je takový nástroj, který bude udržovat komunikaci u úkolů a streamovat jí všem členům týmu na jejich soukromé nástěnky. Podobně jako se to děje na Facebooku. Tím se informace rozšíří rychle mezi všechny členy, bude se dít v reálném čase a budou o “debatě” vědět všichni a ne pouze ti, kteří se sešli u nástěnky přibité ke zdi.

V souvislosti s přednáškami na téma vedení projektů ještě doplním, že v Brně budeme opět pořádat semináře na téma Jak úspěšně řídit projekt a zároveň šetřit svůj čas. Registrace je možné provést na webu Abakowiki.

Často se setkávám s problémem, že lidé potřebují naplánovat úkoly a pak je sdílet se svým týmem. Vedoucí týmů až příliš často plánují projekt v jednom nástroji a úkolují pomocí e-mailu nebo instatnt messangerů. Výsledkem potom je, že ztrácí přehled, co lidé mají vlastně dělat a jaké jsou termíny. Stejně tak lidé, kteří úkoly dostávají ztrácí v snadno přehled. Vzniká tak první problém, který se nazývá zmatek.

Nejen pro vedoucí projektů je důležité sdílet se svými kolegy materiály, metodiky a postupy práce. Až příliš často se setkáváme s problémem, že lidé mají uložené metodiky ve wiki nebo na různých sdílených discích a v e-mailech. Úkoly však sdílejí v nějakém nástroji na projektové řízení. Výsledkem je, že lidé nakonec metodiky nepoužívají a původně nastavené procesy a nejlepší praktiky se z týmu vytrácejí. Vzniká tak problém ztráty přístupu.

Třetím problémem, které lidé v práci řeší je nalezení vhodných sdílených prostorů na spolupráci. Je nutné si někam ukládat dokumenty, které budou přístupné pro kolegy i zákazníky. Je nutné někde společně navrhovat a plánovat výstupy projektu. Je nutné mít místo pro společnou práci. Pokud tomu tak není, lidé se buď začnou topit v e-mailech nebo tráví příliš mnoho času na poradách. Výsledkem je ztráta času.

Abakowiki v edici pro projektové vedení řeší všechny tři problémy. Umožňuje projekty plánovat, rozdávat úkoly týmu, sdílet dokumenty i spolupracovat na výstupech. Vše z jednoho nástroje a vše velmi snadno a rychle. Abakowiki vám šetří váš čas. Vyřešíte tak snadno problémy s projektovým řízením.

Přikládám prezentaci, jak manažerům pomáhá web 2.0 v jejich každodenní práci. Prezentaci jsem přednášel na prvním českém Barcampu. Veškeré uvedené přínosy pro manažery je možné realizovat pomocí služby Abakowiki.

Našel jsem několik měsíců starou prezentaci z jednoho z Buzzmeetu na téma web 2.0 a jeho firemní využití. Vložil jsem ji na Slideshare a sdílím ji zde s vámi.

Pokud jsou data uváděná na tyinternety.cz správná (a to skoro 100% nejsou, protože nedávají smysl), tak by se dalo odvodit o kolik procent měsíčně musí vyrůst váš firemní Twitter, abyste rostli spolu s trhem. Jakýkoli menší růst je pro váš firemní Twitter účet problém, protože rostete pomaleji, než trh a tudíž ztrácíte dech.

Nejsem si jistý, o kolik procent měsíčně nám roste účet Abakowiki, ale tuším, že něco okolo těch 5 % měsíčně udělá. Přičemž momentálně neděláme pro růst nic víc, než že na konto pravidelně píšeme. Roste to prostě samo. :-)

Otázka, kterou mi ale výzkum neodpověděl, je, kolik by naše Twitter konto, nástroje pro spolupráci určeného do firem, mělo mít uživatelů, aby nějak rozumně kopírovalo trh. Ale to je asi odpověď za zlaté prase.

Na Linkedin se rozjela zajímavá diskuze na téma “Co mám dělat, když používám SaaS a internet je dole?” V doplnění k základní otázce ještě zaznělo upřesnění, že tazatelka chce slyšet jinou odpověď, než, že pokud je dole internet, tak mají ve firmě mnohem větší potíž, než jen s SaaS aplikacemi (nejede ani e-mail apod.).

Odpovědi mi přijdou dost zajímavé, takže vybírám:

Pokud je pro vás aplikace klíčová, není omluvou spoléhat se pouze na jedno nezálohované připojení.

Využijte aplikace, které mají Google Gears.

Pořiďte si internetové připojení s vyšší dostupností.

Zaveďte Business Continuity/Disaster Recovery plán.

Měl by být v aplikacích smart klient, který by pomáhal eliminovat nedostatky výpadku připojení.

Poslední odpověď mi připomíná, že v Abakowiki jsme zrovna nedávno implementovali funkci, která se přesně takto chová a vyrovnává nedostatky způsobené občasnými výpadky internetu.

Jinak namátkou vybrané odpovědi jasně ukazují, že SaaS má budoucnost a často zmiňované problémy, proč takové aplikace nenasazovat, jsou pouze strachem z nových věcí. Jsou to však nové věci, které nám umožňují dělat věci jinak a lépe.

Jeremiah Owyang je bloger, který se zabývá strategickým směřováním webových firem a projektů. Je také analytikem společnosti Forrester a tak má k dispozici jak zajímavá data, tak i hluboký vhled do problematiky. Nyní aktualizoval, jím vytvořenou, strategii pro webové služby, která se skládá ze třech základních prvků.

Správně sestavená strategie musí obsahovat všechny tři prvky v rovnováze, která zajistí zdravý vývoj projektu.

1) Komunitní prvek
Musíte perfektně rozumět potřebám lidí a to především těm budoucím. Je samozřejmě důležité znát vaše současné zákazníky a jejich současné potřeby, ale musíte vědět, kam se bude trh ubírat a snažit se predikovat vývoj. Web se musí také testovat, aby na něm lidé našli vše, co hledají a našli to snadno (použitelnost).

Doporučení pro tento rok je zaměřit se na monitorování značky v sociálních sítích.

2) Business prvek
Kromě porozumění zákazníkům musíte také nastavit měřitelné business cíle a ty plnit. Zde je často vidět střet cílů vnitřních vlivných osob a komunity pro kterou produkt děláte, takže musíte vhodně balancovat mezi potřebami obou skupin. Častou chybou je, že stratégové se zaměřují více na vnitřní potřeby, než na potřeby komunity a web pak nikdo nenavštěvuje.

Doporučení pro tento rok je začít používat různé komunitní nástroje a to jak interně, tak na komunikaci s klienty. Pro externí komunikaci je nutné nastavit nějaké pravidla dříve, než se sociální nástroje rozšíří do celé firmy a budou používány nekontrolovaně.

3) Technologický prvek
Je nutné znát technologie a směr, kterým se ubírají, aby byly nasazovány efektivně a s výhledem do budoucnosti. Při zavádění nových technologií je nutné rozumět dopadu technologií na váš business. Opravdu dobří stratégové musí skloubit používání a údržbu současných technologií a nasazování nových technologií.

Z technologií bude zajímavé zaměřit se na mobilní komunikace, které v blízké budoucnosti ještě silněji ovlivní, jak rychle se budou uvnitř i vně firmy šířit informace.

Cloud computing je na vrcholu Hype křivky společnosti Gartner. To hodně zjednodušeně znamená, že se o něm více mluví, než je jeho rozšíření a využití, a že se firmy teprve učí, jak cloud správně využívat. Protože cloud je často popisován hodně abstraktně a různých definic se vynořuje mnoho (Gartner má svou, Forrester také a Cloud wiki na Abakowiki má také svou, neuškodí si služby a možnosti cloudu zanést do nějaké struktury.

Na Global Services jsem narazil na zajímavou kategorizaci cloud computingu, jak jej mohou využívat firmy všech velikostí a se všemi různými potřebami. Ředitelé informatiky se potom mohou rozhodnout, který cloud je pro jejich potřeby ten nejlepší. Jednoznačnou výhodou všech cloud computing služeb je cena, diskuze se však často točí kolem bezpečnosti a na to dodavatelé cloud služeb reagují několika nabídkami. Osobně mi jako skutečný cloud připadá až ta poslední kategorie, která zcela jistě bude růst na úkor prvních tří kategorií, ale protože trh je rozmanitý, smířím se i se zbylými třemi.

1) Vyhrazený cloud (Dedicated cloud) - jedná se o vyhrazené kapacity datových center, kde organizace provozují své klíčové aplikace, kde jakýkoli únik dat by byl pro firmu naprosto kritický a zničující.

2) Privátní cloud (Private Cloud) - tento typ cloudu je podobný jako ten předchozí, ale využívá se především pro vývoj a testování. Rozdíl mezi vyhrazeným cloudem je v tom, že více aplikací sdílí stejné výpočetní zdroje.

3) Sdílené prostředí (Shared Environment) - sdílené prostředí je výpočetní výkon k dispozici pro určité typy aplikací, kde jsou předem známé nároky na výpočetní výkon, tedy je známo, kdy bude která aplikace spotřebovávat kapacity serverů. Servery mohou být určené pro jednu firmu nebo pro více, které používají stejnou aplikaci apod.

4) Veřejný cloud (Public Cloud) - toto jsou služby, které si představuji pod klasickým cloudem, jsou to služby Amazonu, Salesforce.com a dalších, tedy sdílený výpočetní výkon je pronajímán komukoli, kdo projeví zájem. Zatímco na všech třech předchozích typech se provozují standardní klient - server aplikace, které známe z podniků dnes, tak poslední typ přináší SaaS aplikace a skutečnou změnu technologického paradigmatu.

Myslím, že první tři kategorie se pouze vezou na vlně popularity veřejného cloudu a s postupujícím časem jejich význam bude stále menší, ale dnes tu jsou a jejich využití roste spolu s využitím celého cloud konceptu.

Konference o webu 2.0 je již týden minulostí a ještě jsem se nedostal k tomu, abych zde vystavil prezentaci, takže tak činím nyní.

Řízení web 2.0 služeb ve firmách je natolik rozdílné, od klasických transakčních systémů typu ERP, CRM nebo třeba ehopů, že pokud firmy zvolí stejný přístup implementace, dojde prakticky jistě k selhání a odmítnutí web 2.0 služeb.

Důvodů je několik, ale primárním důvodem je nepochopení, že nestačí lidi vyškolit na používání systému a přikázat jim, ať ho používají. Lidé nebudou vědět, co mají do systémů psát, v jaké struktuře to mají psát, nebudou si jistí, co vše do systému vkládat. Prostě těch neznámých bude příliš mnoho. U klasických, výše uvedených systémů, je situace jednodušší, protože podnik svou existencí sám každý den generuje nová data na zpracování podle předem jasného postupu. U sociálních medií tomu tak není.

Proto se mi také velmi líbí bod 4 v článku „25 tipů na marketing v sociálních mediích“, který říka:

“Začněte v malém s lidmi, kteří jsou do sociálního marketingu nejvíce zapálení.”

Obecně řečeno je u web 2.0 služeb nutné začít pracovat s malou skupinou lidí, kteří systém zavedou, rozmyslí, jak ho plnit daty a jakými daty a potom má teprve smysl zvát další uživatele, kteří se postupně budou osmělovat v používání těchto nástrojů.