Zahlcení e-maily stojí tisíce
Všichni to známe. Chodí nám tisíce e-mailů, na které se požaduje odpoveď v řádu hodin nebo i dříve. Každý znalostní pracovník se určitě setkal s tím, že mu chodí SPAM, ten však není ten největší problém, protože existují nástroje, jak ho poměrně úspěšně eliminovat. Nejhorší jsou desítky e-mailů, které vám chodí a nemusely by, špatně napsané e-maily, ze kterých není poznat smysl a nebo e-maily, které vypadají, že je jejich pisatel na vás rozčílený. Všechny tyto e-maily musíme číst a reagovat ne ně. Ztráta produktivity v tomto případě je značná a náklady na jednoho člověka jdou do tísíců dolarů ročně. Co tedy dělat?
- Nepanikařit. Netvořte unáhlené e-mailové pravidla, nerozesílejte hromadně e-mailové etikety. Jediné, co se tímto způsobem podle Toma Pisella stane je to, že velký problém zavřete do malé krabičky.
- Převzít odpovědnost. E-mailová komunikace je jedním z hlavních pracovních nástrojů firem. Kdo se o ní ale vlastně stará? Je za ni odpovědná top management? Nebo snad HR?
- Ke změně chování lidí využívejte týmy. Celá společnost je příliš velká, aby se změna udála, samotný člověk je zase ve firmě příliš málo. Tým, ať už dočasný nebo trvalý, je ta správná velikost, aby se nějaká změna prosadila a ustálila.
- Prosazujte spíše trénink, než nové technologie. Většina znalostních pracovníků má nyní k dispozici tolik technologií, že je stejně nevyužije. Věnujte se proto raději tréninku ve využívání stávajících technologií, než nákupu nových.
A závěr? Pokud budete dodržovat základní pravidla, tak se vám může podařit snížit náklady a zvýšit produktivitu až o 10%, což není vůbec špatný výsledek správného e-mailového chování.
