Na letošním Barcampu bylo vidět, jak častý jev je vzdálené řízení a spolupráce projektových týmů. Na projektové řízení bylo na Barcampu vůbec pár zajímavých přednášek a diskuzí vhodných pro každého projektového manažera. Podělím se proto o pár postřehů.

Protože je tak časté, že různé části týmů pracují na jiných místech, ukázalo se, jak obrovský důraz je kladený na perfektní komunikaci. Bylo zajímavé slyšet, že na mnoha projektech nedochází k pravidelným schůzkám týmů z různých lokalit, které jsou pro dobrou komunikaci klíčové, ale o to důležitější je zavést a dodržovat pracovní postupy a pravidla a podpořit týmovou práci vhodným nástrojem.

Mezi hlavní komunikační kanály patří telefony, e-maily a instant messangery. Zároveň ale byla snaha najít něco lepšího, co komunikaci sjednotí a ubere (vedoucím projektů i členům týmu) starosti. Dnešní IT projektové týmy se naučily pracovat agilně. Silně se prosazuje blízký kontakt se zákazníkem, předvádění malých již hotových částí a častá prioritizace úkolů, ale nástroje, které se používají jsou stále spíše hledáním cesty.

Např. v Seznamu pracují na agilním vývoji tak, že mají tým v Brně a v Praze. V obou kancelářích mají na stěně skutečné nástěnky a na nich post-ity, na kterých jsou napsány úkoly. To pomáhá ve výměně názorů a nápadů, protože lidé, kteří se u nástěnky společně sejdou, si popovídají. Protože však jsou týmy v Praze i v Brně, mají dvě nástěnky, které potom offline synchronizují pomocí konferenčních hovorů.

Princip je výborný, ale toto offline provedení má i své nevýhody. Dochází k synchronizaci týmů pouze jednou za určité období a týmy pracují různě rychle a nevědí hned, jaký je stav projektu. Při rychle se měnících projektech, kde je nutné postupovat hodně rychle, není toto řešení tím nejlepším a nakonec i v Seznamu potvrdili, že hledají nějaký nástroj, který jim komunikaci pomůže zautomatizovat.

Ideální je takový nástroj, který bude udržovat komunikaci u úkolů a streamovat jí všem členům týmu na jejich soukromé nástěnky. Podobně jako se to děje na Facebooku. Tím se informace rozšíří rychle mezi všechny členy, bude se dít v reálném čase a budou o “debatě” vědět všichni a ne pouze ti, kteří se sešli u nástěnky přibité ke zdi.

V souvislosti s přednáškami na téma vedení projektů ještě doplním, že v Brně budeme opět pořádat semináře na téma Jak úspěšně řídit projekt a zároveň šetřit svůj čas. Registrace je možné provést na webu Abakowiki.

Zajímá vás, jak si zjednodušit práci při vedení vašich projektů? Na semináři pořádaném firmou Abakowiki se dozvíte, jak úspěšně řídit projekt a zároveň pomocí Abakowiki šetřit svůj čas.

Zúčastněte se semináře a naučte se:

• jak snadno úkolovat tým lidí a stále mít přehled,
• jak šetřit čas při přidělování úkolů během řízení projektu,
• jaké úspory času vám přinese online spolupráce v rámci týmu a jak těchto úspor dosáhnout,
• jak snadno a rychle zjistit, že část vašeho týmu nepracuje jak má,
• jak do týmu snadno a rychle začlenit externisty.

Seminář je vhodný pro projektové manažery a vedoucí týmů. Termín konání je 10.6.2010 od 18:00 v Brně a vstup je zdarma. Protože počet míst je omezený, přihlašte se co nejrychleji.

Často se setkávám s problémem, že lidé potřebují naplánovat úkoly a pak je sdílet se svým týmem. Vedoucí týmů až příliš často plánují projekt v jednom nástroji a úkolují pomocí e-mailu nebo instatnt messangerů. Výsledkem potom je, že ztrácí přehled, co lidé mají vlastně dělat a jaké jsou termíny. Stejně tak lidé, kteří úkoly dostávají ztrácí v snadno přehled. Vzniká tak první problém, který se nazývá zmatek.

Nejen pro vedoucí projektů je důležité sdílet se svými kolegy materiály, metodiky a postupy práce. Až příliš často se setkáváme s problémem, že lidé mají uložené metodiky ve wiki nebo na různých sdílených discích a v e-mailech. Úkoly však sdílejí v nějakém nástroji na projektové řízení. Výsledkem je, že lidé nakonec metodiky nepoužívají a původně nastavené procesy a nejlepší praktiky se z týmu vytrácejí. Vzniká tak problém ztráty přístupu.

Třetím problémem, které lidé v práci řeší je nalezení vhodných sdílených prostorů na spolupráci. Je nutné si někam ukládat dokumenty, které budou přístupné pro kolegy i zákazníky. Je nutné někde společně navrhovat a plánovat výstupy projektu. Je nutné mít místo pro společnou práci. Pokud tomu tak není, lidé se buď začnou topit v e-mailech nebo tráví příliš mnoho času na poradách. Výsledkem je ztráta času.

Abakowiki v edici pro projektové vedení řeší všechny tři problémy. Umožňuje projekty plánovat, rozdávat úkoly týmu, sdílet dokumenty i spolupracovat na výstupech. Vše z jednoho nástroje a vše velmi snadno a rychle. Abakowiki vám šetří váš čas. Vyřešíte tak snadno problémy s projektovým řízením.

Přikládám prezentaci, jak manažerům pomáhá web 2.0 v jejich každodenní práci. Prezentaci jsem přednášel na prvním českém Barcampu. Veškeré uvedené přínosy pro manažery je možné realizovat pomocí služby Abakowiki.

Již nějaký čas vedu poměrně slušně úspěšný (vysvětleno níže) Twitter účet @Abakowiki. S naším produktem cílíme především na firmy a tak vidím, jak se české firmy na Twitteru chovají a vidím také obrovský rozdíl v kvalitě jednotlivých účtů. Z mého pozorování jsem se rozhodl sepsat pár užitečných rad, jak se ke svému Twitteru účtu nechovat.

Ještě mi dovolte vysvětlit tvrzení, že Twitter účet @Abakowiki je úspěšný. Na Twitteru jsme získali řadu pozitivních reakcí na náš produkt, získali jsme pozitivní reakce na samotný účet a také jsme pomocí něho získali mnoho zajímavých kontaktů a v krátké budoucnosti uvidíme, zda přímou komunikací i nové zákazníky. Alespoň některé reakce můžete vidět na pozadí zde (potřebujete větší rozlišení).

Pojďme tedy na nejčastější chyby, které firmy na Twitteru dělají.

1) Ignorace followers. Pokud si firmu někdo přidá, firma si ho nepřidá zpět.

2) Neposlání poděkování za sledování.

3) Odfláknutá odpověď v reakci na přidání. Věty typu: “doufáme, že se vám bude náš účet líbit” ve mě nevzbuzují příliš naděje. Některé věty končí v půlce apod.

4) Nízký počet tweetů.

5) Příliš vysoký počet tweetů.

6) Na Twitter píší nekompetentní lidé nebo ho píší lidé, co jsou zvyklí solit ven tiskové zprávy. Pochopte, že Twitter není ČTK.

7) Nabírání followers příliš brzo a navíc po stovkách, či tisících. I když nabírání je správné, tak nebudí u uživatelů příliš důvěru poměr 34:569 a to ve chvíli, kdy máte jeden tweet říkající: “Tak to tu taky zkoušíme”.

8) Žádné retweety.

9) Žádná konverzace.

10) Nerozpoznatelný člověk za vaším kontem. Tímto posledním bodem myslím především to, že provozování Twitteru účtu je především o komunikaci. Lidé musí mít dojem, že na druhé straně je člověk a ne robot, který vypisuje automaticky zprávy. Pokud se vám podaří do Twitter komunikace ještě navíc dostat ředitele nebo někoho hodně vysoko postaveného s vlivem na firmu (pokud nepíše on sám, ať aspoň píše na svůj účet a občas ho retweetněte), bude to jen dobře.

Mohl bych pokračovat ještě alespoň 5 dalšími chybami, které se vyskytují a které jsou přibližně stejně kritické, ale chtěl jsem se zaměřit především na komunikaci a to jsem také udělal.

Pokud zakládáte svůj firemní Twitter účet, dejte mi vědět, rád se s vámi pobavím, jak správně konto nastartovat.

Našel jsem několik měsíců starou prezentaci z jednoho z Buzzmeetu na téma web 2.0 a jeho firemní využití. Vložil jsem ji na Slideshare a sdílím ji zde s vámi.

Včera jsem psal, že výsledky Bing mi připadají celkem srovnatelné s Googlem. Jsou slova, na která má výsledky lepší (např. slovo pohotovost), jsou slova, na která budou výsledky asi horší.

Co je však zajímavé, to je síla jedné služby, aplikace nebo značky v dnešní době cloud computingu. Včerejší test, kdy jsem porovnával výsledky, mi ukázal, že lidé ve dvou třetinách případů klikali na výsledky Googlu, místo na výsledky Bingu.

Ačkoli přechod z jedné služby na druhou nebyl asi nikdy tak snadný (stačí zadat jiné jméno v adresním řádku), tak se to prostě neděje a to ani přes obrovské reklamní kampaně. Prostě nějak zkusit něco jiného se lidem nechce. Je to podobné jako s OS, ale tam byly výhody naprosto zřejmé - kompatibilita a dostupnost software pro jednotlivé OS. Microsoft tak s Bingem ochutnává vlastní medicínu, kterou dlouhá léta “léčil” celý svět.

Tento způsob chování uživatelů mi připadá hodně důležitý, pokud budete chtít rozjíždět vlastní internetový projekt. Lidé na internetu sice mají obrovskou volnost a možnost volby, ale této volby se z nějakých důvodů dobrovolně vzdávají a tak některé služby získávají opravdu masivní tržní podíly, ačkoli stejně dobré služby se přes veškerou snahu neprosadí. Vím, že tento trend je posledních několik desítek let stále sílící (hypermarkety vs. lokální krámky), ale dnešní internet to ještě hodně zesílil.

Časopis Newsweek přišel se zajímavým článkem o Microsoftu a porovnával vládu Billa Gatese a Steva Ballmera. Článek označuje posledních deset let Microsoftu jako ztracených deset let a jako období, kdy Microsoft ztratil v boji s konkurencí dech. A to i přes své ohromné množství peněz.

Za příčinu této situace je označena výměna Gatese za Ballmera. Ačkoli je Ballmer velmi schopný, chytrý a cílevědomý člověk, tak není geek, ale spíše businessman. Zatímco Gates byl schopný poznat v počátcích internetu jeho potenciál a pustil se do boje s Netscapem, tak o pár let později Microsoft naprosto ostudně prohrál s Googlem (než si všiml, co se děje, bylo příliš pozdě). Prohrál také s Applem, v porovnání s iPodem jeho Zune nemá skoro žádný úspěch. A s Azure, tedy svoji verzí IaaS v oblasti cloud computingu, přišel o čtyři roky po Amazonu.

Ballmer sice skoro ztrojnásobil příjmy Microsoftu (z 23 na 58 mld. $), ale tyto příjmy jsou spíše v oblasti enterprise (ERP, CRM apod.).

Kromě výše jmenovaných služeb navíc přišel Facebook, Twitter, Youtube a další služby, kde se Microsoft bude jen obtížně chytat, i když se snaží. A když se podíváme na podíl příjmů a ztrát z internetové divize Microsoftu (přebráno z Chart of the day), je vidět, že Microsoft se urputně snaží, ale vlak mu ujíždí stále více. Je možné, že v delším období z těchto masivních investic něco bude a že zmenšení ztráty v posledním čtvrtletí něco znamená. Momentálně však nevidím žádnou takovou službu a to i přesto, že Bing mi připadá, že má celkem srovnatelné výsledky s Googlem.

Pokud jsou data uváděná na tyinternety.cz správná (a to skoro 100% nejsou, protože nedávají smysl), tak by se dalo odvodit o kolik procent měsíčně musí vyrůst váš firemní Twitter, abyste rostli spolu s trhem. Jakýkoli menší růst je pro váš firemní Twitter účet problém, protože rostete pomaleji, než trh a tudíž ztrácíte dech.

Nejsem si jistý, o kolik procent měsíčně nám roste účet Abakowiki, ale tuším, že něco okolo těch 5 % měsíčně udělá. Přičemž momentálně neděláme pro růst nic víc, než že na konto pravidelně píšeme. Roste to prostě samo. :-)

Otázka, kterou mi ale výzkum neodpověděl, je, kolik by naše Twitter konto, nástroje pro spolupráci určeného do firem, mělo mít uživatelů, aby nějak rozumně kopírovalo trh. Ale to je asi odpověď za zlaté prase.

Na Linkedin se rozjela zajímavá diskuze na téma “Co mám dělat, když používám SaaS a internet je dole?” V doplnění k základní otázce ještě zaznělo upřesnění, že tazatelka chce slyšet jinou odpověď, než, že pokud je dole internet, tak mají ve firmě mnohem větší potíž, než jen s SaaS aplikacemi (nejede ani e-mail apod.).

Odpovědi mi přijdou dost zajímavé, takže vybírám:

Pokud je pro vás aplikace klíčová, není omluvou spoléhat se pouze na jedno nezálohované připojení.

Využijte aplikace, které mají Google Gears.

Pořiďte si internetové připojení s vyšší dostupností.

Zaveďte Business Continuity/Disaster Recovery plán.

Měl by být v aplikacích smart klient, který by pomáhal eliminovat nedostatky výpadku připojení.

Poslední odpověď mi připomíná, že v Abakowiki jsme zrovna nedávno implementovali funkci, která se přesně takto chová a vyrovnává nedostatky způsobené občasnými výpadky internetu.

Jinak namátkou vybrané odpovědi jasně ukazují, že SaaS má budoucnost a často zmiňované problémy, proč takové aplikace nenasazovat, jsou pouze strachem z nových věcí. Jsou to však nové věci, které nám umožňují dělat věci jinak a lépe.